Quando falamos em gestão escolar é importante compreender o contexto geral em que essa forma de administração se aplica. Para darmos início ao raciocínio, o primeiro passo é compreender que a gestão escolar conta com 6 pilares principais, em essência, dos quais a gestão financeira escolar será o nosso foco neste artigo.
O entendimento sobre este pilar da gestão escolar é fundamental para gestores que desejam manter suas instituições com as contas equilibradas, os pagamentos em dia aos professores e demais funcionários, e também a compra de materiais e equipamentos necessários para a manutenção do espaço escolar.
Continue a leitura e conheça um pouco mais sobre o que levar em consideração para aplicar uma boa gestão financeira escolar, além de dicas de como fazer isso!
O que é gestão financeira escolar e qual sua importância
Gestão financeira escolar é um conceito que diz respeito à boa administração dos recursos financeiros e orçamentários dentro da instituição, em prol do seu funcionamento com qualidade. Isso conversa tanto com o atendimento às necessidades dos alunos, professores e da comunidade como um todo, quanto àquelas da própria instituição, como faturamento e percepção de ROI.
A gestão financeira escolar é um artifício essencial para manter a eficiência escolar e a sustentabilidade do negócio. Aqui entra um ponto fundamental que é: para que a escola alcance os resultados desejados, precisa se organizar como a empresa que é.
Assim, é preciso manter sempre em mente que não basta direcionar grande quantidade de foco e energia somente para as atividades fim da escola, mas também para a parte administrativa.
São normalmente responsáveis por gerenciar este pilar da gestão escolar os diretores; a equipe financeira; a equipe administrativa; a secretaria ou até mesmo consultores externos contratados para esta função, dependendo do caso. São alguns exemplos de atribuições desses profissionais:
- fazer o planejamento financeiro;
- administrar o orçamento da instituição;
- organizar o fluxo de caixa;
- estabelecer e cumprir uma rotina de pagamentos e cobranças;
- prestar contas sobre os gastos da escola;
- definir ações para evitar a inadimplência.
Um ponto muito importante de ser destacado sobre a gestão financeira escolar é que ela precisa estar diretamente atrelada ao plano pedagógico, valores e missão da instituição de ensino.
Isso porque as decisões financeiras — sobre o pagamento de professores, a compra de computadores ou o investimento em uma horta compartilhada, e até o tipo de lanche que será servido aos alunos — devem ser sempre pautadas pelo que a escola acredita.
Planejamento e controle financeiro
Para garantir a eficiência e sustentabilidade das ações financeiras das instituições de ensino é preciso que os responsáveis assumam alguns compromissos importantes. Um deles é a realização de um bom controle financeiro, prevendo de forma adequada a alocação de recursos dentro da escola.
O caminho para isso envolve fazer um mapeamento completo das necessidades da escola, para daí criar um orçamento geral que inclua um plano de despesas fixas e recorrentes. Assim, além do mapeamento dos custos, você terá controle também das datas de entrada e saída do seu fluxo de caixa.
Ao ter em mente e já mapeados os principais custos da instituição, a elaboração de um planejamento estratégico que preveja despesas além dessas fica mais facilitada. Isso porque toda escola possui gastos que vão além das despesas fixas e recorrentes, como é o caso da eventual manutenção de equipamentos, do investimento em capacitação dos professores para uma nova tecnologia que entra na jogada, a própria aquisição de novos sistemas conforme a evolução do mercado.
Enfim, diversas despesas que não fazem parte do que é considerado como fixo, mas que precisam acontecer. Com um planejamento financeiro em mãos, pautado nas necessidades da escola e no bom controle do que entra e sai e quando, dosar novos gastos torna-se uma tarefa muito mais tranquila.
Dicas para uma boa gestão financeira escolar
A execução de boas práticas na gestão financeira escolar, assim como em qualquer outro pilar da gestão, envolve estudo e dedicação. Sendo assim, é preciso tomar todas as medidas cabíveis e envolver no processo todos que dele também usufruem. Confira a seguir algumas dicas que separamos e que você pode implementar na sua instituição.
Conscientização da equipe
Esta é uma das primeiras etapas que você deve buscar para alcançar o sucesso das suas ações e planos de gestão financeira. Isso porque é preciso que não somente a diretoria da escola, mas também toda a equipe de professores, e até mesmo os alunos, tenham consciência da importância de certas ações.
Por isso, conscientizar todos os envolvidos para que, juntos, possam ajudar a reduzir gastos desnecessários, é um ótimo primeiro passo. O consumo de energia elétrica, papel e água, por exemplo, podem sofrer drásticas reduções se utilizados da forma correta. E isso já ajuda — e muito — na redução e otimização de custos.
Organização de um pé de meia para a escola
A prática de economizar dinheiro e ter uma certa quantia guardada para situações de emergência é muito comum no âmbito da vida pessoal, mas também é uma prática recomendada para as empresas e para as instituições de ensino.
Como foi percebido ao longo da pandemia de coronavírus, contratempos imprevisíveis podem surgir e abalar mesmo o mais acurado dos planejamentos financeiros. Assim, dentro do seu planejamento, preveja uma reserva mensal ou anual para que, aos poucos, você vá mantendo essa segurança para o caso de algum sinistro futuro.
Cobranças do que se deve
Para prestadores de serviços a cobrança tende a ser um grande desafio. Seja por medo de prejudicar um relacionamento já consolidado, seja por constrangimento de precisar cobrar por algo que o devedor já deveria estar ciente. E isso ocorre no universo das empresas também, e na área da educação não é diferente.
A dica aqui, então, é que você preveja dentro do seu planejamento tudo aquilo que deve entrar no seu caixa dentro de cada mês, e que cobre quando necessário. A inadimplência é um assunto recorrente dentro do ambiente escolar, e os motivos para que ela aconteça são diversos. Por isso, desenvolver e aplicar técnicas empáticas de chegar até essas razões e ajudar a resolvê-las para que os pagamentos sejam quitados é uma ótima escolha.
Existem diversas outras práticas que você pode identificar dentro da realidade disponível na sua organização. Por isso, recomendamos a construção do planejamento de forma coletiva, e também que você siga em contato com a equipe ao longo de todo o processo.
.svg){kind=small}